Czym jest należyta staranność?
Należyta staranność w kontaktach biznesowych potrafi ustrzec firmę przed kłopotami i to jak się okazuje nie tylko finansowymi. Nie bez powodu ten temat jest w ostatnim czasie często poruszany. Dochowanie należytej staranności często pozwala uniknąć odpowiedzialności przed organami skarbowymi, niekiedy przed sądem. A do tego nawet jednorazowa „wpadka” może kosztować firmę o wiele więcej a mianowicie utratę wiarygodności i pozycji, na którą firma pracowała przez cały okres zawodowej działalności.
Jeszcze kilka lat temu nikt nie słyszał o takim pojęciu lub wydawało się, że jest mało istotne. Jednak w ostatnich latach doszło do wprowadzenia niezliczonej ilości nowych przepisów. Z niektórych z nich wynika wprost, że podatnik ma dochować należytej staranności.
Odliczasz VAT? Lepiej sprawdź, czy masz do tego prawo!
Prawo do odliczenia VAT to przywilej, nie obowiązek — organy podatkowe kładą duży nacisk na weryfikację, czy w przypadku danej transakcji przysługiwało ono podatnikowi. Jest to element działań aparatu skarbowego, mających na celu ograniczenie szarej strefy VAT oraz zmniejszenie liczby przestępstw i oszustw podatkowych. Jeśli podatnik nie dochowa należytej staranności, może zostać pozbawiony prawa do odliczenia VAT, a w skrajnych przypadkach narazić się na sankcje karno-skarbowe.
O tym jak ważna jest kwestia dochowania należytej staranności niech świadczy fakt opracowania przez Ministerstwo Finansów dokumentu „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”. Poniżej przedstawimy najważniejsze wnioski wynikające z tego opracowania.
Ocena ryzyka w zawieraniu transakcji z kontrahentami została podzielona na dwa obszary:
- Rozpoczęcie współpracy z nowym kontrahentem.
- Współpraca z istniejącym kontrahentem
Co należy sprawdzić?
Kryteria formalne, które każdy przedsiębiorca powinien zweryfikować przed nawiązaniem współpracy z nowym kontrahentem.
Status rejestracji w CEIDG i KRS
Potwierdź, że kontrahent jest aktywnym przedsiębiorcą wpisanym do właściwego rejestru.
Zweryfikuj zgodność danych rejestrowych z dokumentami przedstawionymi przez kontrahenta.
Biała lista podatników VAT
Sprawdź, czy kontrahent figuruje w wykazie podatników prowadzonym przez Szefa KAS.
Zweryfikuj numer rachunku bankowego, na który dokonujesz płatności.
Koncesje, zezwolenia i licencje
Jeśli kontrahent prowadzi działalność reglamentowaną –
zażądaj okazania aktualnych dokumentów uprawniających do jej prowadzenia.
Umocowanie osób działających w imieniu kontrahenta
Upewnij się, że osoby podpisujące umowy i składające oświadczenia woli –
posiadają stosowne pełnomocnictwa lub wynikają z odpisu KRS.
Na co należy uważać?
Sygnały ostrzegawcze i kryteria transakcyjne, które mogą świadczyć o nierzetelności kontrahenta lub ryzyku podatkowym.
Cena znacząco odbiegająca od rynkowej
Oferowanie ceny zakupu rażąco niższej lub wyższej niż ceny rynkowe
powinno wzbudzić natychmiastową czujność.
Sztuczne dzielenie transakcji
Rozbijanie transakcji na mniejsze kwoty w celu ominięcia obowiązku płatności bezgotówkowej
(próg 15 000 zł) lub innych przepisów podatkowych.
Płatność z pominięciem obowiązujących mechanizmów
- Przelew na rachunek spoza białej listy podatników VAT
- Brak zastosowania mechanizmu podzielonej płatności (split payment)
Brak umowy lub wadliwa konstrukcja umowy
Brak pisemnej umowy, nieprecyzyjne zapisy lub celowe pomijanie kluczowych klauzul ochronnych.
Nietypowe warunki płatności
Narzucanie bardzo krótkich terminów płatności
lub żądanie zapłaty znacznej kwoty zaliczki jeszcze przed realizacją dostawy.
Brak realnego zaplecza biznesowego
- Brak adresu lub miejsca prowadzenia działalności w Polsce
- Zaplecze nieadekwatne do deklarowanego rozmiaru działalności
Utrudniony lub niemożliwy kontakt
- Brak strony internetowej, adresu e-mail lub numeru telefonu
- Kontakt jedynie pod zagranicznym numerem telefonu lub adresem e-mail
- Kontakt wyłącznie przez biuro wirtualne, jeśli rozmiar i charakter działalności stoi z tym w oczywistej sprzeczności
Ograniczanie praw kupującego
- Wyłączenie lub ograniczenie skutecznej reklamacji i gwarancji towaru
- Brak możliwości wprowadzenia kar umownych
- Narzucanie niekorzystnych warunków transportu
To jest oczywiście tylko przykładowy katalog czynności, które może przeprowadzić firma.
Dokument Ministerstwa Finansów daje wskazówki, ale nie jest wiążący ani dla organu podatkowego ani dla podatnika.
Organy podatkowe zwracają uwagę, żeby dokonywać weryfikacji kontrahentów również na etapie kontynuacji współpracy. Metodologia sprawdzania będzie w takim przypadku nieco odmienna, ale pewne zasady pozostaną takie same.
Co należy sprawdzić?
Status podatnika VAT
Regularnie weryfikuj, czy kontrahent pozostaje czynnym podatnikiem VAT. Utrata tego statusu w trakcie współpracy może rodzić poważne konsekwencje podatkowe.
Aktualność koncesji i zezwoleń
Umocowania do działania w imieniu kontrahenta
Na co należy uważać?
Płatność z pominięciem białej listy i MPP
Oferowanie towarów spoza przedmiotu działalności
Ceny odbiegające od rynkowych bez uzasadnienia
Zmiana warunków transportu
Warunki transakcji odbiegające od standardów branżowych
Należyta staranność w VAT a KSeF
Otrzymanie faktury wystawionej w KSEF nie oznacza, że transakcja udokumentowana tą fakturą doszła do skutku. W takim przypadku prawo do odliczenia podatku VAT może nadal być wątpliwe.
To na podatniku w dalszym ciągu spoczywa obowiązek sprawdzenia i potwierdzenia czy:
- był stroną danej transakcji gospodarczej,
- nie jest to faktura pusta,
- nie jest to próba oszustwa, nieświadome uczestnictwo w karuzeli podatkowej. W przypadku podejrzeń, że ktoś próbuje wciągnąć nas w nielegalny obrót towarem najlepiej zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego,
- podane dane są prawdziwe i prawidłowe,
- faktura podlega księgowaniu w rejestrach VAT.
Szczególnie w początkowej fazie obsługi faktur w KSEF trzeba wykazać się szczególną czujnością, żeby przykładowo nie doszło do:
- zdublowania księgowań – faktury wystawione w KSEF mogą być przesyłane na maila lub papierowo,
- zaksięgowania faktury, od której nie przysługuje prawo odliczenia podatku VAT,
- zaksięgowania faktury otrzymanej drogą mailową z numerem i kodem QR bez sprawdzenia czy taka faktura faktycznie figuruje w KSEF.
Skanujesz kody QR z faktur? Uważaj!
Zeskanowanie takiego kodu może przekierować na stronę łudząco podobną do prawdziwej – w celu wyłudzenia danych logowania, danych płatniczych, a nawet zainstalowania złośliwego oprogramowania na urządzeniu. Jest to, więc kolejne cyberoszustwo, pod którym kryją się zagrożenia.
Należyta staranność w podatkach dochodowych
W podatku dochodowym do należytej staranności najczęściej nawiązuje się w kontekście poboru podatku u źródła (WHT).
Na koniec 2025 roku Krajowa Administracja Skarbowa pochwaliła się, że odzyskała 67 milionów podatku u źródła. Sprawa dotyczyła międzynarodowej grupy kapitałowej, która w sposób nieuprawniony skorzystała ze zwolnienia z podatku.
Ilość kontroli z roku na rok jest coraz większa a administracja skarbowa nie ukrywa, że podatek u źródła leży w kręgu zainteresowania kontroli podatkowych. Nie warto więc liczyć na cud tylko lepiej posiadać stosowne dokumenty na wypadek sprawdzenia przeprowadzanych transakcji przez służby skarbowe.
Podatek u źródła doczekał się objaśnień podatkowych z 3 lipca 2025 r., z których wynika, że płatnik ma dochować należytej staranności przy ustalaniu poboru podatku u źródła, w ramach której w szczególności powinien:
- ustalić status rzeczywistego właściciela przy poborze podatku u źródła,
- ustalić czy kryterium rezydencji podatkowej nie jest wykorzystywane w niewłaściwy sposób,
- zbadać przesłanki prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej.
Fiskus nie jest nieomylny — jak udowodnić swoją rację?
Organy podatkowe i sądy przy rozstrzyganiu kwestii podatkowych bardzo często powołują się na dochowanie (lub nie) należytej staranności przez podatnika. Wydawane rozstrzygnięcia często nie są spójne, tym bardziej ważna jest wiedza na ten temat.
Dla przykładu do zbadania okoliczności należytej staranności odniósł się Sąd NSA w wyroku z dnia 7 grudnia 2023 r. sygn. akt I FSK 2376/19. W wydanej interpretacji podatkowej, od której odwołał się podatnik, fiskus dowodził, że firma uczestniczyła w transakcjach handlowych kwalifikujących się pod oszustwa podatkowe. Zarzucono, że kontrahent nie dochował należytej staranności przez co został pozbawiony prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego. W tej konkretnej sprawie podatnik zweryfikował m.in.:
- Kapitał zakładowy kontrahenta, który był minimalny, ale zgodny z przepisami,
- Sprawozdanie finansowe,
- Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach i składkach ZUS,
- Dokumenty rejestracyjne.
W ocenie NSA spółka dopełniła warunku dochowania należytej staranności. Podniósł, że podatnik uczestniczący w łańcuchu dostaw, których był częścią, nie może być pozbawiony prawa do odliczenia podatku VAT tylko dlatego, że inna transakcja, wcześniejsza lub późniejsza w stosunku do tej, która została dokonana przez niego, stanowi oszustwo w zakresie podatku VAT.
Z ciekawą argumentacją spotykamy się jeszcze w wyroku NSA z 30 listopada 2023 r., sygn. akt I FSK 1503/19. W tej sprawie w ocenie organu podatkowego spółka powinna powziąć wątpliwości co do rzetelności transakcji z tego powodu, że na dokumentach CMR dotyczących transakcji WNT występowały podmioty zagraniczne. W ocenie NSA nie można wymagać od podatnika, by poza bezpośrednim kontrahentem weryfikował także inne podmioty, o których obecności w łańcuchu dostaw dowiedział się z dokumentacji towarzyszącej transakcjom. Tego rodzaju działania wykraczają poza obowiązki nakładane na podatników wymagałyby stosowania środków typowych dla tych, jakimi dysponują organy administracji skarbowej.
FAQ: najważniejsze pytania i odpowiedzi
Na czym polega należyta staranność?
Pod pojęciem należytej staranności kryje się podejmowanie działań mających na celu zgromadzenie dokumentów potwierdzających rzetelność przeprowadzonej transakcji gospodarczej.
Czy należyta staranność dotyczy tylko podatku VAT?
Nie, obejmuje również podatek dochodowy – szczególnie w obszarach, w których może dochodzić do unikania opodatkowania.
Czy podatnik może ponieść konsekwencje z tytułu niedochowania należytej staranności?
Tak, jak wynika z licznych interpretacji podatkowych, organy podatkowe bardzo poważnie podchodzą do sprawdzania dochowania należytej staranności. W efekcie podatnik może być pozbawiony prawa do odliczenia podatku VAT lub zobowiązany do zapłaty podatku. Mogą być na niego nałożone również kary z ustawy Kodeks karno-skarbowy.
Czy istnieją wytyczne lub procedury, jakie czynności podejmować w ramach należytej staranności?
Jak do tej pory nie zostały wypracowane żadne procedury, które byłyby wiążące dla podatnika i organu podatkowego. Firmy mogą posiłkować się jedynie dokumentem opracowanym przez Ministerstwo Finansów, który może być dla nich wskazówką.
Opracowanie dotyczy transakcji przeprowadzanych na terytorium Polski i przedstawia jedynie przykładowe wzorce działania.
Jakie podjąć działania, żeby spełnić warunek dochowania należytej staranności?
Jest to duże wyzwanie dla firm. Każda rozpatrywana sprawa ma charakter indywidualny. W przypadku powtarzających się czynności, jak chociażby w podatku u źródła, na pewno warto mieć stanowisko organu podatkowego.
W pozostałych przypadkach podstawowe czynności sprowadzają się do zbadania ogólnodostępnych rejestrów, analizy informacji na temat firmy dostępnych w Internecie, sprawdzenia adresu siedziby, czy pod wskazanym adresem jest prowadzona działalność gospodarcza, ustalenia danych do kontaktu (e-mail, telefony) oraz nawiązania kontaktu osobiście lub w innej wiarygodnej formie w celu ustalenia warunków współpracy.
To tylko przykładowe działania. W przypadku firm, które prowadzą działalność na dużą skalę, warto rozważyć opracowanie własnych procedur.
Jesteś gotowy na awarię KSeF?
Zapisz się do naszego Newslettera i otrzymaj darmową wiedzę!
W środku znajdziesz precyzyjne instrukcje i plany działania, które powiedzą ci:
- Co należy przygotować z wyprzedzeniem
- Jak zidentyfikować źródło problemu z KSeF
- Jak postępować w przypadku wszystkich przewidzianych trybów awarii KSeF
