Czym jest KSeF i dlaczego powstał?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowy system elektronicznej wymiany faktur w Polsce. Każdy przedsiębiorca, aby faktura brała udział w obiegu gospodarczym, musi przesłać ją do KSeF – bez nadanego numeru z KSeF dokument nie jest traktowany jako faktura. System nie tylko wymusza przesyłanie faktur sprzedażowych, ale także konieczność przygotowania się na odbieranie z KSeF faktur kosztowych. Przedsiębiorcy powinni wdrażać zmiany w strukturach firmy, aby wejście KSeF nie sparaliżowało działalności – faktury muszą być przesyłane zgodnie z wymaganiami, nie będzie możliwości ich modyfikacji ani wystawiania z datami wstecznymi, ani przekazywania w formie papierowej czy edytowalnego pliku bez przesłania do systemu w wymaganej formie elektronicznej.
Ważne
Wszystkie faktury sprzedażowe będą musiały być wysyłane do KSeF zgodnie z wytycznymi ustawy i nie będzie już możliwości ich modyfikacji bądź wystawiania faktur z datami wstecznymi.
Dodatkowo oznacza to brak możliwości, wystawiania ważnej faktury “ręcznie” np. w postaci papierowej lub edytowalnego pliku o ile nie zostanie ona przesłana do systemu KSeF w wymaganej formie elektronicznej.
Kogo i kiedy obejmie obowiązek?
1 lutego 2026
Obowiązkowa wysyłka do KSeF dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 roku. Wszyscy podatnicy muszą być gotowi do odbioru faktur zakupowych.
1 kwietnia 2026
Obowiązkowa wysyłka dla pozostałych podmiotów z wyłączeniem tych z miesięczną sprzedażą fakturowaną ≤ 10 tys. zł brutto (dla nich 01.01.2027).
Daty techniczne
- 30 września 2025 – otwarte testy API KSeF 2.0, 15 października 2025 – możliwość integracji z środowiskiem DEMO,
- 1 listopada 2025 – uruchomienie Modułu Certyfikatów i Uprawnień,
- 3 listopada 2025 – uruchomienie Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym.
Certyfikat KSeF
Certyfikat KSeF będzie wymagany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur bez dostępu do internetu oraz w przypadku awarii systemu.
Jak będzie wyglądać wysyłka faktur?
Ustawodawca przewidział dwa tryby wystawiania faktur w KSeF:Tryb online – zakładający prawidłowe działanie usługi
Przedsiębiorca wystawia fakturę w programie i natychmiast przesyła ją do KSeF.Tryb offline – w przypadku braku dostępu do KSeF
Tryb offline daje możliwość wystawienia faktury w programie i dosłaniu jej później do KSeF w określonym ustawowo terminie. Ustawa przewiduje kilka możliwych procedur w związku z korzystaniem z trybu offline w zależności od przyczyny skorzystania z takiego rozwiązania. Powodem może być awaria, prace serwisowe w KSeF, brak internetu, brak prądu itp. W ostatnim czasie został zaproponowany tryb offline24 dotyczący właśnie sytuacji, w których przedsiębiorca ma np. problem z internetem. Podatnik ma wtedy możliwość wysyłki faktury w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Wtedy dopiero zostanie nadany numer KSeF dla wysłanej faktury. Do tego czasu faktura nie może znaleźć się w obiegu gospodarczym. Datą wystawienia faktury w trybie offline24 będzie data wystawienia, którą podatnik wskazał podczas wystawiania dokumentu, a nie ta z dnia wysyłki. To niestety nie koniec obowiązków związanych z trybem offline. Faktura wystawiana w tym trybie będzie musiała być dodatkowo opatrzona dwoma kodami QR: • kod faktury offline • kod CertyfikatuWyłączenia i wyjątki
- Faktury VAT RR nie będą objęte obowiązkiem e-fakturowania (możliwość dobrowolnej wysyłki od 1.04.2026).
VAT RR
Faktura VAT RR jest stosowana w transakcjach z tzw. rolnikiem ryczałtowym. Rolnik ryczałtowy, sprzedając produkty rolne, nie wystawia faktury jako sprzedawca, lecz otrzymuje od kupującego fakturę VAT-RR.
- Wystawianie i wysyłka faktur dla osób fizycznych poprzez KSeF pozostaje dobrowolne.
- Dodatkowo planowane jest też wyłączenie z obowiązku wystawiania
faktur w KSeF niektórych czynności, takich jak:
- Świadczenie usług przejazdu autostradą,
- Świadczenie usług udokumentowanych w formie biletu za przejazd koleją, taborem samochodowym oraz środkami transportu morskiego i lotniczego,
- Świadczenie niektórych usług finansowych i ubezpieczeniowych oraz usług pośrednictwa w świadczeniu tych usług – tylko dla podmiotów uprawnionych,
- Dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowane w ramach procedury samofakturowania, jeżeli obie strony nie będą zidentyfikowane za pomocą polskiego numeru NIP.
Wyłączenia w okresie przejściowym
Okres przejściowy trwający do końca 2026 roku dopuszcza:
- wystawianie faktur za pomocą kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych uznanych za faktury (do 450zł)
- brak kar za pomyłki związane z fakturowaniem w KSeF
- brak obowiązku podawania numeru faktury KSeF przy płatnościach za e-faktury. Dotyczy to również przelewów w tzw. „mechanizmie podzielonej płatności – MPP”
Dodatkowe załączniki
Dostępna ma być możliwość wysyłania faktur do KSeF wraz z załącznikiem. Załączniki te nie będą mogły zawierać informacji marketingowych, a korzystanie z tej funkcjonalności ma wymagać odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy (zgłoszenia będzie można składać od 1 stycznia 2026r.).
Wymagania i rozwiązania techniczne
Każda firma będzie musiała wskazać osobę fizyczną, która będzie odpowiedzialna za nadawanie, zmiany i odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF.
Dokonać tego można poprzez wysłanie do Urzędu Skarbowego formularza ZAW-FA w wersji papierowej (ewentualnie elektronicznie podpisany ZAW-FA złożyć poprzez e-US). W sposób elektroniczny takiego zgłoszenia będą mogły dokonać jedynie jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) oraz firmy posiadające elektroniczne pieczęci firmowe.
ZAW-FA
Zapoznaj się z wyglądem formularza:
Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z krajowego systemu e-faktur
Tak wskazany „admin” (dla JDG jest to domyślnie właściciel) będzie mógł elektronicznie nadawać uprawnienia dalszym osobom/firmom w podziale na:
• dostęp do wysyłki faktur sprzedażowych
• dostęp do faktur kosztowych
• możliwość dalszego nadawania uprawnień
Ważne
System nie powiadamia automatycznie o nowych dokumentach.
Takową funkcjonalność należy zrealizować po swojej stronie lub skorzystać z gotowych rozwiązań w programach księgowych.
FAQ: najważniejsze pytania i odpowiedzi
Jak KSeF wpłynie na wymianę dokumentów między firmami?
Wprowadzenie systemu KSeF zasadniczo zmieni sposób wymiany faktur zarówno z kontrahentami, jak i wewnątrz przedsiębiorstw. Ograniczy możliwość zmian lub wystawiania faktur z datą „wstecz” i wymusi pełną cyfryzację tego procesu.
KSeF a duplikaty faktur
Zmiana wymiany faktur pomiędzy przedsiębiorcami spowoduje zniknięcie potrzeby wystawiania duplikatów faktur. Faktura w KSeF automatycznie pojawia się u odbiorcy i jest uznana za odebraną. Nie będzie również konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienia z nabywcą w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania.
Co z fakturami kosztowymi?
Wszystkie faktury zakupowe będą pobierane z KSeF i trafią do jednego "wielkiego worka" . Potrzebny będzie dostęp do programu, który nie tylko pozwoli je pobrać ale także zwizualizować. Każdy przedsiębiorca będzie musiał na tym etapie zaakceptować albo odrzucić pobrane z KSeF faktury. Do księgowości/płatności trafiać powinny tylko dokumenty faktycznie dotyczące prowadzonej działalności. Osoba z dostępem do KSeF zobaczy wszystkie faktury kosztowe. Jej zadaniem będzie przekazanie dokumentów do osób za nie odpowiedzialnych, w celu dalszych opisów/wyjaśnień.
