Geneza zmiany ustawy PIP
Od lat toczone są spory o tzw. umowy śmieciowe. Według statystyk GUS liczba osób pracujących tylko i wyłącznie na umowę zlecenie i umowy pokrewne z roku na rok rośnie. Informacje są podawane w cyklach miesięcznych i tak przykładowo we wrześniu 2025 roku odnotowano ok. 1,5 mln umów zlecenie i jest to wzrost o 5,4% w stosunku do analogicznego okresu roku poprzedniego. Taka tendencja utrzymywała się przez cały 2025 rok.
Panuje opinia, że pracodawcy zatrudniają pracowników na pozorne umowy zlecenie. Taka praktyka zwalnia ich z obowiązku stosowania przepisów ustawy Kodeks pracy, które jak wiadomo nakładają szereg dodatkowych obowiązków a nieprzestrzeganie ich obarczone jest ryzykiem wysokich kar.
Jeśli sposób i charakter wykonywanych czynności przez zleceniobiorcę przypomina model typowy dla umowy o pracę, to takie działania mogą być potraktowane jako próba obejścia prawa. Dotychczas, jeśli inspektor pracy miał uzasadnione podejrzenie, że ma do czynienia z umową o pracę a nie zlecenie miał niewielkie pole manewru. Rozstrzyganie sporów na tym tle możliwe było na drodze postępowania sądowego. Ta zasada zmienia się diametralnie od 8 lipca 2026 roku, kiedy to w życie wchodzą nowe przepisy rozszerzające zakres kompetencji PIP.
Jednym z nadrzędnych celów nowelizacji ustawy o PIP jest nadanie uprawnień do wydawania decyzji o istnieniu stosunku pracy w sytuacjach, kiedy charakter zawartej umowy cywilnoprawnej z pracownikiem jest iluzoryczny.
Pozorność zawieranych umów cywilnoprawnych
W ostatnich latach często pojawiały się informacje na temat kwestionowania przez ZUS czy PIP zawartych umów cywilnoprawnych z uwagi na cechy typowe dla umowy o pracę. W materiałach edukacyjnych zamieszczanych na stronach PIP wskazuje się na pewne zasadnicze różnice pomiędzy tymi dwoma formami zatrudnienia.
| Umowa o pracę | Umowa zlecenie |
|---|---|
| Kodeks pracy | Kodeks cywilny |
| Uprawnienia pracownicze | Brak uprawnień pracowniczych |
| Pełne składki ZUS | Składka chorobowa dobrowolna Jeśli dojdzie do zbiegu tytułów do ubezpieczeń nie zawsze będą płacone składki społeczne |
| Wykonywanie pracy określonego rodzaju | Wykonywanie powtarzalnych czynności przy zachowaniu należytej staranności |
| Praca pod kierownictwem pracodawcy | Brak bezpośredniego nadzoru lub znaczne ograniczenie, samoorganizacja |
| Stałe godziny pracy | Nieregularne godziny pracy |
| Miejsce pracy wskazane przez pracodawcę | Dowolne miejsce pracy |
| Okres wypowiedzenia umowy o pracę wynikający z ustawy | Umowę można wypowiedzieć w każdym czasie |
Nowe uprawnienia PIP
Największą rewolucją we wprowadzanej zmianie przepisów o PIP jest prawo do przekształcania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę w oczywistych przypadkach. Na chwilę obecną trudno jest ocenić, w jaki sposób nowe uprawnienia będą realizowane przez PIP w praktyce. Jedno jest pewne zakres kompetencji zostaje znacząco poszerzony.
Ze zmienionych przepisów wynika między innymi, że:
Czynnościom kontrolnym będą poddani pracodawcy, na rzecz których jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym samodzielnie prowadzące działalność gospodarczą (B2B), bez względu na podstawę prawną zawartej umowy.
Punktem wyjścia w trakcie czynności kontrolnych będzie zbadanie przez inspektora pracy czy umowa cywilnoprawna nie jest fikcyjna i czy w konkretnej sprawie nie powinna być zawarta jednak umowa o pracę. Nie ma przy tym znaczenia nazwa umowy, ale jej faktyczny przebieg.
Ważne dla firm:
Bezpośrednie uprawnienia PIP
Umowy objęte nowymi przepisami
Umowy mogą być kontrolowane wstecz
Zakończenie współpracy przed dniem kontroli (np. rozwiązanie umowy ze zleceniobiorcą) nie chroni firmy przed odpowiedzialnością. PIP może zweryfikować każdą umowę do 12 miesięcy wstecz od momentu rozpoczęcia kontroli.
Weryfikacja zawartych umów
Wiele firma zatrudniających zleceniodawców na pewno zadaje sobie pytanie, w jaki sposób PIP będzie weryfikował tego typu umowy?
Na stronie rządowej dotyczącej reformy PIP zamieszczone zostały pytania i odpowiedzi na niektóre nurtujące kwestie. W jednym z nich poproszono o wskazówkę, kiedy umowa cywilnoprawna powinna być uznana za umowę o pracę?
W odpowiedzi czytamy na co zwrócić uwagę:
- Dokonać analizy przebiegu współpracy.
- Zbadać, czy umowa ma cechy umowy o pracę, o których jest mowa w Kodeksie pracy:
- podporządkowanie,
- odpłatność,
- czynności wykonywane osobiście,
- czas i miejsce pracy wskazane przez pracodawcę.
- Ocenić czy zawarcie umowy w tej a nie innej formie nie miało na celu obejścia przepisów prawa.
Powyższe odnosi się również do modelu współpracy kontraktowej potocznie określanej jako B2B.
Co zrobić w przypadku wątpliwości?
Firmy otrzymają nowe narzędzie w postaci możliwości złożenia wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie ustalenia czy opisana we wniosku forma zawartej umowy powinna być traktowana jako stosunek pracy, do którego odnoszą się przepisy Kodeksu pracy, chociaż w praktyce była traktowana jako umowa cywilnoprawna. Wnioski można składać od 8 lipca 2026 r. do Głównego Inspektora Pracy, który ma 30 dni na przygotowanie odpowiedzi.
Opinia będzie wydawana w oparciu o stanowisko wnioskodawcy co jednak nie wyklucza możliwości oceny przez właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy rzeczywistego charakteru stosunku prawnego w toku kontroli, jeżeli ustalony w jej trakcie stan faktyczny różni się od opisanego we wniosku. Taki wynika wprost ze zmienianych przepisów a to oznacza, że wydana interpretacja nie zawsze może być wiążąca.
Uwaga!
Nie można złożyć wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w trakcie trwania kontroli PIP lub ZUS, jeśli przedmiot zapytania ma związek z toczącym się postępowaniem.
Innym rozwiązaniem jest przeprowadzenie analizy umów cywilnoprawnych i B2B w ramach samokontroli. Pomocna może okazać się lista kontrolna zawierająca 42 pytania opracowana przez Głównego Inspektora Pracy.
Działania prewencyjne:
- Analiza zawartych umów cywilnoprawnych z wykorzystaniem narzędzi przygotowanych przez GIP.
- Złożenie wniosku o wydanie interpretacji indywidulanej.
Czy PIP od razu wydaje decyzję?
Kontrole przeprowadzane przez PIP będą niezapowiedziane. Z wnioskiem o ich wszczęcie może wystąpić również sam zleceniobiorca lub kontrahent B2B lub zleceniobiorca, jeśli uzna, że charakter jego umowy jest sprzeczny z rzeczywistym sposobem wykonywania zadań.
Postępowanie inspektorów jest dwuetapowe, co oznacza, że urzędnicy nie wydają decyzji o przekwalifikowaniu umowy od razu.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości procedura dzieli się na dwa etapy:
Etap 1: Polecenie usunięcia naruszeń (wariant polubowny) – Inspektor daje firmie szansę na dobrowolne i bezkarne naprawienie błędu. Sprawa zostaje zamknięta, jeżeli zatrudniający w wyznaczonym terminie przekształci umowę cywilnoprawną w umowę o pracę lub zmieni charakter zadań tak, aby wyeliminować z nich cechy umowy o pracę.
Etap 2: Decyzja nakazowa lub droga sądowa – Jeśli firma zignoruje polecenie inspektora i nie usunie naruszeń, sprawa trafia do Okręgowego Inspektora Pracy (OIP) w celu wydania oficjalnej decyzji nakazowej lub bezpośrednio do sądu pracy o ustalenie istnienia stosunku pracy.
Od każdej wydanej przez PIP decyzji przysługuje odwołanie do sądu pracy. Prawo to przysługuje zarówno zatrudniającemu, jak i zatrudnionemu.
Jakie są prawne i finansowe konsekwencje dla firm
Nowelizacja przepisów wprowadza ścisłą, automatyczną współpracę oraz wymianę informacji pomiędzy Szefem Krajowej Administracji Skarbowej, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Państwową Inspekcją Pracy. Dzięki zaawansowanej analizie danych, typowanie firm do kontroli będzie znacznie precyzyjniejsze niż dotychczas.
Przekwalifikowanie umowy przez PIP działa na przyszłość, jednak mogą uruchomić lawinę roszczeń i kontroli ze strony innych organów. ZUS oraz Urząd Skarbowy mogą wszcząć własne postępowania i zweryfikować umowy nawet do 5 lat wstecz.
Uwaga!
Kara grzywny za naruszenie przepisów Kodeksu pracy dla pracodawców, którzy zawarli umowę cywilnoprawną a powinna być zawarta umowa o pracę, od 1 lipca 2026 r. wynosi od 2.000 zł do 60.000 zł. Jest to dwukrotny wzrost w stosunku do stanu przed zmianą przepisów.
Osobista odpowiedzialność kadry zarządzającej
W spółkach prawa handlowego reprezentacja i prowadzenie spraw podmiotu spoczywa na zarządzie. Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych oraz Kodeksu karnego skarbowego (KKS), członkowie zarządu mogą ponosić odpowiedzialność za naruszanie przepisów prawa pracy i unikanie odprowadzania danin publicznych. Jeżeli w wyniku decyzji PIP i działań ZUS/US na spółkę zostaną nałożone ogromne zaległości finansowe, a egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu będą odpowiadać za te długi solidarnie całym swoim prywatnym majątkiem.FAQ: najważniejsze pytania i odpowiedzi
Kiedy PIP najczęściej zakwestionuje umowę?
Nie ma jednego uniwersalnego szablonu, ale ryzyko uznania umowy za etat drastycznie rośnie, jeżeli zatrudniony na umowie zlecenia lub B2B:
- posiada bezpośredniego przełożonego, który wydaje mu codzienne polecenia,
- wykonuje zadania w sztywno ustalonych godzinach,
- ma przypisany stały, powtarzalny zakres obowiązków i nie ponosi ryzyka gospodarczego,
- przechodzi w firmie obowiązkowe szkolenia BHP oraz badania medycyny pracy,
- korzysta ze struktur i narzędzi firmy na identycznych zasadach jak pracownicy (np. dedykowane biurko, firmowy laptop, transport organizowany przez firmę).
Czy dla kontraktów B2B powstaną osobne kryteria ustawowe?
Nie. W oficjalnych komunikatach rządowych wskazano, że jedynym punktem odniesienia przy weryfikacji kontraktów B2B pozostaje art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Nie przewiduje się wprowadzania żadnych odrębnych aktów wykonawczych ani tzw. „testu przedsiębiorcy”. Samozatrudnieni będą badani według tych samych kryteriów co zleceniobiorcy.
Kiedy decyzje PIP stają się wykonalne?
- Decyzja staje się wykonalna po upływie miesiąca od dnia jej wydania, o ile strony nie złożą odwołania.
- W przypadku wniesienia odwołania, wykonalność decyzji zostaje wstrzymana do momentu wydania prawomocnego wyroku sądu.
Jak uniknąć kar grzywny?
Znowelizowana ustawa przewiduje tzw. okres przejściowy. Przedsiębiorcy, którzy samodzielnie zweryfikują swoje struktury i przekształcą pozorne umowy cywilnoprawne w umowy o pracę w ciągu 12 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy (tj. do 7 lipca 2027 r.), unikną kar administracyjnych i grzywien ze strony PIP.
Uwaga: Zwolnienie to dotyczy wyłącznie kar nakładanych przez PIP. Nie zwalnia ono jednak z ewentualnych postępowań i rozliczeń zaległości wobec ZUS-u czy Urzędu Skarbowego.
Jak przygotować firmę na zmiany?
Każda organizacja wymaga indywidualnego podejścia, warto jednak rozważyć takie działania, jak:
- przeprowadzenie audytu zawartych umów cywilnoprawnych przez osoby posiadające wystarczające kompetencje,
- przeanalizowanie relacji z podwykonawcami za pomocą oficjalnej, 42-pytaniowej listy samokontroli PIP,
- tam, gdzie to możliwe i uzasadnione biznesowo – zmiana warunków współpracy, aby kontrakt był w pełni zgodny z prawem cywilnym,
- tam, gdzie cechy stosunku pracy są ewidentne i niemożliwe do usunięcia – samodzielne przekształcenie umów w umowy o pracę przed interwencją inspekcji.
Jesteś gotowy na awarię KSeF?
Zapisz się do naszego Newslettera i otrzymaj darmową wiedzę!
W środku znajdziesz precyzyjne instrukcje i plany działania, które powiedzą ci:
- Co należy przygotować z wyprzedzeniem
- Jak zidentyfikować źródło problemu z KSeF
- Jak postępować w przypadku wszystkich przewidzianych trybów awarii KSeF
