Znaczenie MCU dla systemu KSeF
W dniu 1 listopada 2025 roku został uruchomiony Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). W okresie do 1 lutego 2026 roku jest to jedyne miejsce gdzie podatnicy mogą zaplanować i ustawić dostępy do systemu KSeF.
MCU wraz z wszystkimi ustawieniami przy starcie wersji produkcyjnej KSeF (1 luty 2026 roku) zostanie przeniesiony i zintegrowany z Aplikacją Podatnika a każda firma będzie musiała wskazać osobę fizyczną, która będzie odpowiedzialna za nadawanie, zmiany i odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF.
Ważne
Traktuj uzyskane dane do logowania i certyfikaty jak dane szczególnie wrażliwe.
W nieodpowiednich rękach mogą one stanowić poważne zagrożenie dla Twojej firmy.
Uzyskanie dostępu do MCU
JDG
Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, właściciel jest osobą uprawnioną do zalogowania się jako główny administrator systemu.
Spółki
Spółka powinna wybrać kto będzie głównym administratorem KSeF i taką osobę zgłosić do urzędu skarbowego za pomocą druku ZAW-FA (aktualna jest wersja (2) druku).
ZAW-FA
Zapoznaj się z wyglądem formularza:
Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z krajowego systemu e-faktur
W ten sposób możemy wskazać tylko jedną osobę fizyczną. Wszystkie pozostałe uprawnienia admin będzie mógł nadawać elektronicznie w systemie MCU.
Obecnie druk ZAW-FA można złożyć:
- Papierowo – osobiście w Urzędzie Skarbowym albo wysłać pocztą
- Elektronicznie – poprzez ePUAP bądź jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym.
Na wskazane w ZAW-FA adresy e-mail zostaną wysłane potwierdzenia przetworzenia takiego zgłoszenia. Osoba wskazana w formularzu będzie mogła jako pierwsza zalogować się do systemu.
Instrukcja rozpoczęcia pracy z MCU
Należy wejść na stronę https://mcu.mf.gov.pl/web.
Metody logowania
Do logowania można wykorzystać jedną z trzech metod:
- Profil zaufany,
- Certyfikat kwalifikowany z NIP lub PESEL (przy tej opcji potrzebny będzie zewnętrzny program do podpisywania plików, odpowiedni dla posiadanego podpisu kwalifikowanego),
- „Odcisk palca” certyfikatu kwalifikowanego.
Po wyborze metody logowania należy wybrać kontekst (NIP firmy) i postępować zgodnie z wytycznymi na ekranie.
Zarządzanie uprawnieniami
Dodawanie kolejnego administratora
Główny administrator może dodać kolejnego administratora i w ten sposób „podzielić się” możliwością nadawania i odbierania uprawnień z kolejną osobą.
- Należy z menu po lewej stronie wybrać zakładkę uprawnienia a z rozwiniętej listy kliknąć na opcje Dodaj administratora
- Następnie należy podać NIP/PESEL oraz imię i nazwisko osoby, której chcemy nadać uprawnienie „zarządzanie uprawnieniami”.
- Ostatecznie należy nacisnąć przycisk – Nadaj uprawnienia – w celu zatwierdzenia operacji
Typy uprawnień
System pozwala na nadanie kilku rodzajów uprawnień:
- Osobie fizycznej do pracy w KSeF – podstawowe uprawnienie dla pracowników
- Osobie fizycznej do pracy dla klienta – uprawnienie pośrednie selektywne (np. dla pracownika, który miałby dostęp do KSeF klienta)
- Osobie fizycznej do pracy dla wszystkich klientów – uprawnienie pośrednie generalne
- Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur
- Podmiotowi do wystawiania faktur w trybie samofakturowania
- Do wystawiania i przeglądania faktur jako przedstawiciel podatkowy
- Podmiotowi do wystawiania faktur VAT RR (dla rolników ryczałtowych)
- Dostawcy usług PEPPOL do wystawiania faktur PEF
Zakres uprawnień
W zależności od wybranego typu uprawnienia musimy również określić jego zakres:
- Wystawianie faktur – wystawianie i wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF
- Przeglądanie faktur – przeglądanie i pobieranie faktur sprzedaży i faktur zakupu
- Przeglądanie uprawnień innych użytkowników
- Przeglądanie historii sesji (generowanie UPO)
- Zarządzanie jednostkami podrzędnymi
Przykłady konfiguracji uprawnień MCU
Pracownik
Chcąc nadać uprawnienia pracownikowi tylko do wystawiania i wysyłania faktur sprzedażowych należy wykonać następujące kroki:
- Należy z menu po lewej stronie wybrać zakładkę uprawnienia a z rozwiniętej listy kliknąć na opcje Nadaj uprawnienie
- Należy wybrać rodzaj uprawnienia – Osobie fizycznej do pracy w KSeF
- Wybrać rodzaj pomiotu na – Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL (zaznaczone)
- Kolejno należy uzupełnić dane osoby fizycznej
- Należy zaznaczyć uprawnienia do wystawiania faktur sprzedażowych:
- Gdyby dana osoba miała również mieć dostęp do faktur kosztowych wystarczy dodatkowo zaznaczyć pole przeglądania faktur.
- Ostatecznie należy nacisnąć przycisk – Nadaj uprawnienia – w celu zatwierdzenia operacji
Biuro rachunkowe
Chcąc nadać uprawnienia do przeglądania i pobierania faktur z KSeF dla Biura Rachunkowego należy wykonać następujące kroki:- Należy z menu po lewej stronie wybrać zakładkę uprawnienia a z rozwiniętej listy kliknąć na opcje Nadaj uprawnienie
- Należy wybrać rodzaj uprawnienia – Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur
- Kolejno należy uzupełnić dane podmiotu
- Należy zaznaczyć uprawnienia do przeglądania faktur z KSeF dla Biura Rachunkowego;
- Ważne jest aby zaznaczyć dodatkowo „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia” co pozwoli administratorowi Biura Rachunkowego samodzielnie dysponować tym uprawnieniem wśród swoich pracowników bez Państwa udziału.
- Ostatecznie należy nacisnąć przycisk – Nadaj uprawnienia – w celu zatwierdzenia operacji
Pozostałe możliwości zarządzania
Zarządzaj uprawnieniami
W tym miejscu zalogowany użytkownik z uprawnieniem do zarządzania uprawnieniami może przejrzeć nadane w firmie uprawnienia oraz w razie potrzeby je odebrać.
Moje uprawnienia
Zalogowany użytkownik może sprawdzić jakie uprawnienia ma nadane w kontekście danej firmy.
Certyfikaty KSeF
Certyfikat KSeF to cyfrowe narzędzie potwierdzające tożsamość osoby lub podmiotu. Wygenerowany certyfikat jest ważny nie dłużej niż 2 lata, zawiera dane osoby bądź podmiotu, który o niego zawnioskował i tylko on może go pobrać i używać.
Wyróżniamy dwa rodzaje certyfikatów:
Uwierzytelniający – dzięki niemu będzie można od 1 lutego używać KSeF
Typu offline – ten typ certyfikatu będzie potrzebny, aby potwierdzić tożsamość wystawcy faktur w trybach offline systemu KSeF.
Wnioskowanie o certyfikat
Z tego poziomu zalogowany użytkownik może wygenerować dla siebie certyfikat po uprzednim uzupełnieniu nazwy i hasła. Następnie można wybrać typ certyfikatu oraz określić datę jego ważności. Po wysłaniu takiego wniosku o certyfikat, pojawi się on na „Lista certyfikatów” skąd można go pobrać i używać w przyszłości do komunikacji ze środowiskiem KSeF.
Podczas tego procesu wygeneruje się również plik z kluczem prywatnym (on jest chroniony ustawionym wcześniej hasłem), który jest elementem tego unikalnego certyfikatu.
Ważne, aby oba wygenerowane i pobrane pliki zabezpieczyć przed osobami trzecimi.
Dowiedz się więcej
Strona Ministerstwa Finansów – KSeF MCU
Więcej informacji i instrukcji o całym module możecie Państwo znaleźć również na stronie Ministerstwa. Znajdują się tam również materiały video.
FAQ: najważniejsze pytania i odpowiedzi
Czym jest MCU i jaką pełni rolę w systemie KSeF?
MCU to Moduł Certyfikatów i Uprawnień, który służy do zarządzania dostępami i certyfikatami potrzebnymi do korzystania z KSeF.
Co to jest uprawnienie właścicielskie?
Uprawnienie właścicielskie to uprawnienie, które jest przypisane domyślnie, systemowo dla identyfikatora NIP podatnika w przypadku prowadzenia JDG
Czy w przypadku współpracy z biurem rachunkowym musisz nadawać wszystkie uprawnienia osobno dla każdego z jego pracowników?
W przypadku współpracy z biurem, dla wygody należy umożliwić mu samodzielne nadawanie uprawnień dla jego pracowników poprzez wybór odpowiedniej opcji.
